Effektiv opgavevaretagelse i staten

Effektiv opgavevaretagelse i staten samler vejledninger om: Effektiviseringsstrategier, Mål- og resultatstyring, Udbudspolitikker og Indkøbspolitikker

Effektiv opgavevaretagelse i staten samler vejledninger om:

• Effektiviseringsstrategier
• Mål- og resultatstyring
• Udbudspolitikker
• Indkøbspolitikker

Effektiviseringsstrategier

Alle ministerier skal fra marts 2004 udarbejde strategier for deres arbejde med kvalitet og effektivitet på ministerområdet. Strategierne skal offentliggøres på ministeriernes hjemmesider og skal som minimum vedrøre følgende fire forhold:

• Klare mål for brugerrettede opgaver
• Udbudspolitikker
• Indkøbspolitikker
• Redegørelse for arbejdet med mål- og resultatstyring

Ministerierne kan i tillæg hertil vælger, at præsenteres deres øvrige arbejde med kvalitet og effektivitet.

Mål- og resultatstyring
Der er indgået resultatkontrakter for næsten alle statslige institutioner. Yderligere er der indgået resultatlønaftaler med mange institutionsdirektører. Med den foreliggende vejledning justeres konceptet  for mål- og resultatstyring, idet de væsentligste ændringer er følgende:

• Det anbefales, at resultatkontrakter i højere grad fokuserer på eksternt rettede mål.
  
• Det understreges, at der er mulighed for, at resultatkontrakter for institutioner kan sammenlægges med direktørkontrakter.
  
• Det anbefales, at institutionsdirektørernes resultatløn i højere grad knyttes til institutionens opnåelse af eksternt rettede resultater.
  
• Begrebsrammen justeres, idet der opfordres til at anvende opgavehierarkier som forståelsesramme og strategisk grundlag for udformning af resultatkontrakter.
  
• Ministerierne skal ikke længere indsende direktørkontrakter mv. til Personalestyrelsen. Personalestyrelsen vil dog fortsat en gang om året som led i sit lønstatistiske arbejde anmode om oplysninger om antal direktørkontrakter og niveauet for resultatlønudbetalinger mv.

Ministerierne har dog fortsat mulighed for at tilpasse konceptet til egne erfaringer, ønsker og vilkår.

Udbudspolitikker

Efter revisionen af udbudscirkulæret, skal samtlige ministerier udarbejde udbudspolitikker som skal indgå i ministerierne effektiviseringsstrategier. I Effektiv opgavevaretagelse i staten gives vejledning om, hvordan arbejdet med at udarbejde sådanne politikker kan gribes an.

Der er fire minimumskrav til udbudspolitikken:

1. Alle statslige institutioner omfattet af cirkulære om udbud og udfordring skal være omfattet af en udbudspolitik.


2. Alle statslige institutioners opgaveporteføljer omfattet af cirkulæret skal med passende mellemrum gennemgås med henblik på at identificere udbudsegnede opgaver.


3. Ministerområdets udbudsegnede opgaver skal identificeres i udbudspolitikken jf. oversigterne over hhv. umiddelbart og principielt udbudsegnede opgaver.


4. Udbudspolitikken skal indeholde tidsfrister for foretagelsen af udbud af udbudsegnede opgaver, jf. oversigterne over hhv. umiddelbart og principielt udbudsegnede opgaver.

I forlængelse heraf opstiller Finansministeriet i den foreliggende vejledning en række supplerende anbefalinger og giver gode råd om, hvordan arbejdet med udbudspolitikker kan gribes an i praksis.

Indkøbspolitikker

Det følger af cirkulæret om indkøb, at der skal udarbejdes indkøbspolitikker og handlingsplaner for indkøb. Politikkerne skal indgå i ministeriernes effektiviseringsstrategier. Der er imidlertid ingen særlige regler om, hvordan politikker og handlingsplaner skal udformes i praksis.

I den foreliggende vejledning belyses, hvordan følgende elementer kan indarbejdes i en indkøbspolitik:

• Målsætninger for effektivisering af indkøbet
• Anvendelse af e-handel
• Organisering af indkøbet – herunder opgave og ansvarsfordeling
• Udvikling af samarbejdsrelationer på indkøbsområdet
• Indkøb via rammeaftaler
• Handlingsplaner

Ministerierne har store frihedsgrader i henseende til udarbejdelse af indkøbspolitikken.