29-06-2004Finansministeriet har på baggrund af bidrag fra en tværministeriel referencegruppe udarbejdet en publikation om administrative fællesskaber.
Finansministeriet har på baggrund af bidrag fra en tværministeriel referencegruppe udarbejdet en publikation om administrative fællesskaber. Publikationen skal understøtte regeringens målsætning om at skabe en mere effektiv offentlige sektor ved at give inspiration til overvejelser om tilrettelæggelsen af administrative opgaver.
Administrative fællesskaber sætter gennem etablering at kunde-leverandør forhold fokus på omkostninger og kvalitet, hvilket giver bedre og billigere ydelser. Et administrativt fællesskab er kendetegnet ved en samlet varetagelse af visse administrative opgaver på et ministerområde. Organiseringen kan være mere eller mindre struktureret og formaliseret.
I publikationen præsenteres erfaringer med administrative fællesskaber i staten og i private virksomheder. Argumenterne bag etablering af de administrative fællesskaber, der allerede findes i staten, varierer fra ministerområde til ministerområde. Det er dog karakteristisk, at ønsket om at opnå effektivisering gennem stordriftsfordele har en fremtrædende plads. Men samtidig lægges der – for det andet – vægt på at opnå udvikling af opgaver og kompetencer samt styrke fleksibiliteten og driftsstabiliteten i opgavevaretagelsen. Et tredje hovedargument er, at ledelsen i ’bestiller-organisationen’ frigøres fra ledelsesopgaven i forhold til en række administrative opgaver, hvilket giver mulighed for at fokusere på organisationens kerneaktiviteter.
Kortlægningen af administrative fællesskaber i staten viser, at etableringen af koncern-IT funktioner er udbredt, men at det herudover varierer, hvilke andre administrative opgaver, der er henlagt til administrative fællesskaber. Som følge heraf er der også en vis variation i de administrative fællesskabers størrelse.
For så vidt angår organisatorisk placering af de administrative fællesskaber, fremgår det, at halvdelen organisatorisk er placeret i andre institutioner, fortrinsvist en styrelse, mens de øvrige fordeler sig mellem placering i departementet og selvstændige enheder. Endelig fremgår det, at bevillingsfinansiering er den mest udbredte finansieringsmodel for de administrative fællesskaber.
På baggrund af erfaringerne med administrative fællesskaber påpeges styrker og svagheder ved denne organisationsform. Der formidles metoder og redskaber, som kan understøtte realisering af gevinsterne og kompensere for de mulige ulemper.
De centrale temaer, der gennemgås, vedrører overvejelser om volumen, styring og ansvarsfordeling, finansiering, opgaver og snitflader, standardisering, aftalegrundlag, personale og organisation samt koordinering og forankring. For hvert tema opstilles tjeklister og forslag til konkrete redskaber. Temaerne kan danne udgangspunkt for de konkrete overvejelser i forbindelse med reorganisering af et ministerområdes administrative funktioner.
Imidlertid er det væsentligt at være opmærksom på, at fordele og ulemper varierer fra ministerområde til ministerområde afhængigt af eksempelvis den eksisterende organisationsform, faglige traditioner, personalemæssige forhold, den eksisterende økonomistyring, antal enheder og enhedernes geografiske placering.
Endelig kortlægges gennem en række konkrete cases erfaringerne med fælles service-centre i den private sektor, som i en årrække har benyttet denne organisationsform. Gennemgangen viser, at erfaringerne fra private virksomheder i vidt omfang kan overføres til den offentlige sektor. Beslutningen om at etablere et administrativt fællesskab vil oftest være drevet af de samme hensyn i en privat virksomhed som i en offentlig organisation, nemlig potentialet for effektivisering, kvalitets- og kompetenceudvikling, samt fleksibilitet og driftssikkerhed i opgaveløsningen.